Voir le sommaire Ne plus voir le sommaire
L’explosion du digital qui a rythmé ces dernières années nous a permis de faire quasiment tout en ligne et les transactions commerciales ne sont pas en reste. Les entreprises qui ont joué la carte de la digitalisation sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à miser sur la gestion dématérialisée de leur approvisionnement. Cela s’effectue grâce à un outil spécifique baptisé « e-procurement ». En quoi consiste cette solution digitale ? Comment ça marche ? Quand l’utiliser plus exactement ? Tous les détails dans cet article.
Qu’est-ce que l’e-procurement ?
L’e-procurement (electronic procurement ou approvisionnement en ligne) est un concept novateur qui se destine exclusivement au secteur B2B. Il consiste en la centralisation et la dématérialisation de la gestion des transactions à l’aide d’une plateforme en ligne. L’approvisionnement électronique diffère alors de l’e-sourcing, ce dernier se limitant à l’identification des fournisseurs les plus pertinents. Parmi les différentes fonctionnalités proposées par les plateformes d’e-procurement, on cite notamment :
- le sourcing,
- les catalogues en ligne,
- le système de validation,
- la gestion des devis et factures,
- le suivi des commandes,
- l’automatisation des réapprovisionnements,
- les rapports personnalisés…
Quand utiliser un outil d’approvisionnement en ligne ?
Au vu des différentes valeurs ajoutées que promet l’approvisionnement en ligne, les entreprises qui relèvent du domaine B2B ont tout intérêt d’utiliser l’e-procurement comme nouvel outil de gestion des achats et approvisionnements. Celles qui n’ont pas encore sauté le pas peuvent dès maintenant investir dans le bon outil. Une fois celui-ci en place, il n’y a effectivement pas de moment spécifique pour l’utiliser. Les entreprises doivent l’intégrer au cœur de leurs processus d’approvisionnement ainsi que dans leur ERP. À la clé, elles profitent de nombreux avantages non négligeables.
Quels sont les avantages de l’e-procurement ?
L’approvisionnement électronique promet un gain de temps et financier significatif, là où de maints échanges téléphoniques et papiers étaient autrefois requis. Les entreprises peuvent en profiter pour maîtriser aussi bien leurs stocks que leurs dépenses. Il améliore et optimise de surcroît les procédures de gestion des achats du fait de la centralisation des commandes, mais également des différentes fonctionnalités intégrées visant à simplifier et automatiser un certain nombre de processus. Cela peut alors déboucher sur un gain de productivité des différents agents affectés à ce service.
L’e-procurement permet en plus aux entreprises d’accéder à des catalogues en ligne qui se veulent plus qualitatifs et plus fournis que les catalogues papier. Les fiches produits et descriptions y sont actualisées en temps réel. Les entreprises peuvent filtrer les produits qui y sont répertoriés pour mettre facilement la main sur ceux dont elles ont besoin. Par la même occasion, elles peuvent profiter des catalogues qui sont continuellement mis à jour pour anticiper leurs besoins et se mettre au fait des bons plans.
E-procurement : comment ça fonctionne ?
L’e-procurement met en relation les fournisseurs et les acheteurs tout en facilitant significativement les transactions entre ces deux acteurs.
L’acheteur se connecte à son outil d’e-procurement (intégré ou non dans son ERP), afin d’accéder aux catalogues des fournisseurs de leur choix et de mettre en concurrence les différentes offres. Il procède ensuite à la sélection des produits souhaités et envoie la demande d’achat en seulement quelques clics. Une fois cette demande validée par les superviseurs et approbateurs (après concertation avec les services comptabilité et finance), la commande est envoyée aux fournisseurs concernés. Dans les plus brefs délais, l’entreprise acheteur reçoit une facture (en format électronique) qu’elle doit régler grâce à l’un des modes de paiement proposé par l’outil d’e-procurement. Elle peut suivre en temps réel l’avancement de chaque commande effectuée.
De son côté, le fournisseur se charge de mettre en ligne ses offres (détails des produits, prix, modalités de livraison, modes de paiement, conditions de vente…) sur une ou plusieurs plateformes d’e-procurement. Il s’occupe ensuite de la gestion des commandes, de l’établissement des devis, de l’envoi des factures aux acheteurs, de la préparation des marchandises ainsi que de leur livraison.
Une plateforme d’approvisionnement en ligne peut être fermée ou ouverte. Dans le premier cas, elle met en relation un acheteur et un fournisseur ayant conclu un partenariat permanent. Dans le second cas, l’outil regroupe plusieurs fournisseurs et vendeurs, telle une véritable place de marché. Certaines solutions d’e-procurement sont axées sur les fournisseurs, d’autres sur les acheteurs. Il existe également des outils qui se situent à mi-chemin entre les deux.
Dans tous les cas, les solutions d’e-procurement ne concernent que les entreprises et excluent par conséquent les transactions B2C. Les services d’achat, les utilisateurs finaux, les approbateurs et les services finance et comptabilité peuvent y accéder. D’autres acteurs interviennent aussi dans le processus d’e-procurement, dont les établissements bancaires (paiement en ligne) et les entreprises de transport (livraison des commandes).
